Kinh nghiệm chuyển đổi số cho tổ chức [Bài học thực tiễn]

Kinh nghiệm chuyển đổi số cho tổ chức

Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số thì yếu tố áp dụng công nghệ là yếu tố tất yếu cần thực hiện. Tuy vậy mỗi lĩnh vực đều có đặc thù nhất định nên không thể xác định 1 quy tắc thành công nào. Điều quan trọng là chọn lọc từ các kinh nghiệm thực tiễn của tổ chức. Theo các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong việc chuyển đổi số thì có một số vấn đề sau mà các tổ chức, doanh nghiệp cần chú trọng:

Thu thập dữ liệu – Bước quan trọng của chuyển đổi số

Các công nghệ mang tính cách mạng trong công cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đều xoay quanh vấn đề dữ liệu như IoT dùng để thu thập dữ liệu, BigData, AI cần dữ liệu để đào tạo, xử lý, công cụ Analytics cần dữ liệu để phân tích và hỗ trợ ra quyết định…

Hơn chất lượng dữ liệu rất quan trọng công cuộc chuyển đổi số. Khi có dữ liệu, quy trình được số hóa, việc “cân, đo, đong, đếm” trở nên dễ dàng hơn.

Vậy những khía cạnh phải có khi doanh nghiệp tham gia quá trình chuyển số là thu thập, xử lý, phân tích và có biện pháp bảo vệ dữ liệu, phân tích dữ liệu. Tất cả các quyết định, dự báo sai hay lãng phí tài nguyên, công nghệ xử lý dữ liệu là hậu quả của dữ liệu kém chất lượng khi thu thập.

Thiết lập chỉ số và đánh giá

Các tổ chức doanh nghiệp cần xác định các chỉ số đo lường mức độ hiệu quả trong nghiệp vụ của doanh nghiệp để cải tiến và tập trung tối ưu chỉ số này. Ví dụ: Xác định chỉ số (ví dụ gia tăng thời gian trung bình trả lời khách hàng online), chỉ số này được phân nhỏ ra xem phụ thuộc vào chỉ số của thành phần nào, mỗi chỉ số thành phần phụ thuộc vào quy trình, sản phẩm nào, có thể cải tiến bằng một giải pháp công nghệ mới nào không, nếu thay đổi giải pháp, chỉ số này tăng giảm ra sao

Bắt đầu bằng phương pháp với quy mô nhỏ

Quá trình chuyển đổi số là quá trình liên tục: thu thập dữ liệu, thay đổi cải tiến dựa trên dữ liệu này, tiếp tục thu thập dữ liệu từ sự thay đổi, tiếp tục chuyển đổi… và có thể áp dụng trong từng bộ phận nhỏ của tổ chức hoặc chỉ trong một quy trình dịch vụ.

Nên áp dụng số hóa, chuyển đổi ở từng bước với quy mô nhỏ để tránh bị ảnh hưởng đến các nguồn thu, mô hình kinh doanh chủ đạo của doanh nghiệp, hạn chế thiệt hại khi mắc sai lầm.
Việc thường xuyên cập nhật, nắm bắt sự ra đời các công nghệ, dịch vụ mới sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các giải pháp ngắn hạn này.

Kinh nghiệm chuyển đổi số cho tổ chức
Kinh nghiệm chuyển đổi số cho tổ chức

Tích hợp số, API và Microservice

Quá trình chuyển đổi số không chỉ diễn ra bên trong một doanh nghiệp hay trong một ngành dịch vụ nhất định mà có sự tương tác trong chuỗi cung ứng giá trị. Ví dụ một doanh nghiệp cần dữ liệu, quy trình xử lý từ một doanh nghiệp khác thay vì trao đổi qua email, hệ thống file thì có thể dùng các giao diện lập trình ứng dụng (API) để trao đổi dữ liệu và xử lý dữ liệu đấy. Việc tạo ra các API cũng có thể giúp doanh nghiệp nhanh chóng tạo ra hướng dịch vụ, tiếp cận khách hàng mới.

Với các tổ chức, dịch vụ công, dữ liệu mở, API mở càng trở nên quan trọng trong việc thúc đẩy nền kinh tế số. Ví dụ các nguồn dữ liệu về nghiên cứu khoa học, địa lý, lệ phí dịch vụ công, thông tin giao thông, phân bố dân số… đều là các nguồn dữ liệu rất có ích cho nhiều doanh nghiệp trong việc xây dựng ứng dụng, dịch vụ của mình.

Việc thiết lập IT trong doanh nghiệp, tổ chức dưới dạng các microservice (chia một khối phần mềm lớn thành các dịch vụ nhỏ hơn), có thể triển khai trên các máy chủ khác nhau sẽ giúp việc tháo, lắp, tích hợp, thử nghiệm công nghệ mới diễn ra dễ dàng mà không ảnh hưởng đến quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Quy tắc 80/20 trong chuyển đổi số

Thu thập và số hóa dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp giải quyết được 80% vấn đề chỉ với 20% nỗ lực. Trong thực tế có nhiều hiện tượng, dạng dữ liệu được phân bố theo nguyên tắc Pareto (Pareto principle) để có thể áp dụng quy tắc 80/20, ví dụ như một số từ chiếm phần lớn nội dung của văn bản, một số người có giá trị tài sản bằng phần lớn còn lại của thế giới, một số ít nguyên nhân gây ra phần lớn lỗi của một hệ thống…

Khi áp dụng trong việc sửa lỗi, các lỗi đó được thu thập lại, phân nhóm, tìm ra các đặc tính chung của nguyên nhân, rồi dựa vào các dữ liệu hiện tại để tạo ra một mẫu ước tính lỗi nào sẽ gây ảnh hưởng tới nhiều khách hàng nhất để sửa chữa.

Một số tính năng mới của sản phẩm công ty cũng được thay đổi theo nguyên tắc này: như phân tích thấy phần lớn khách hàng chỉ dùng một vài tính năng của sản phẩm, chức năng này được ưu tiên tuỳ chỉnh để phù hợp với yêu cầu khách hàng. Rõ ràng những cách tiếp cận trên (data driven) sẽ không thể giải quyết được nếu doanh nghiệp không tích cực thu thập thông tin dữ liệu khách hàng, nhân viên, sản phẩm và tìm các nguồn dữ liệu, công nghệ hay giải pháp hiệu quả để thay thế.

Thay đổi nguồn nhân lực để thích nghi với bối cảnh mới

Cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ đe dọa đến nhân lực vì máy móc, công nghệ sẽ làm thay con người một số công việc. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp thích ứng và nó có thế giúp lực lượng lao động chuyển đổi về kỹ năng và tay nghề để tạo thêm giá trị cho doanh nghiệp thay vì cắt giảm nhân lực. Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, người kỹ sư hệ thống sẽ phải thích nghi với các khái niệm tính toán đám mây (cloud computing), các công cụ giám sát (monitoring) và các phần mềm, ngôn ngữ lập trình giúp tự động triển khai cài đặt hệ thống mới.

Quy tắc 80/20 trong chuyển đổi số
Thay đổi nguồn nhân lực để thích nghi với bối cảnh mới

Các rào cản về kỹ thuật, ngôn ngữ cũng dần được tháo gỡ, ví dụ công cụ dịch tự động của Google cho phép dịch khá tốt hàng chục loại ngôn ngữ khác nhau. Nhiều công ty cung cấp các API để tích hợp vào hệ thống thông tin theo nhu cầu của doanh nghiệp để giải quyết một vài vấn đề nhất định, nên những người đang làm công việc của mình trong công ty sẽ phải mở rộng kiến thức trong lĩnh vực chuyên môn của doanh nghiệp để bù đắp lại phần việc máy tính đã thay thế.

Mỗi nhân viên không nên đóng khung mình trong một công việc duy nhất mà nên dành thêm thời gian giao tiếp, tìm hiểu thêm công việc, học thêm kiến thức từ các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp để có trải nghiệm rõ hơn những giá trị mình tạo ra, giúp tùy chỉnh chính xác hơn chuỗi cung ứng nhân lực của doanh nghiệp.

Do đó, để đón đầu xu hướng, bắt kịp sự ảnh hưởng các công nghệ tiên tiến, mỗi cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức và chính phủ phải rất nỗ lực chuyển mình, để “ngấm” được quá trình thay đổi, ứng dụng của công nghệ thì mới hy vọng quá trình Chuyển đổi số đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế nói chung.