Số hóa quản trị doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ số, nhiều doanh nghiệp đã xác định “số hóa” là một trong những mục tiêu hàng đầu khi xây dựng doanh nghiệp.

Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân mà việc hiện đại hóa hệ thống thông tin tài chính và báo cáo quản trị trong doanh nghiệp chưa thực sự thành công và hiệu quả.

Theo báo cáo “thực trạng chuyển đổi kinh doanh số năm 2018” của IDG (Mỹ), 55% số start-up hiện nay đã sử dụng công nghệ số để vận hành doanh nghiệp hiệu quả, so với 38% doanh nghiệp truyền thống, giúp họ có thể tăng doanh thu đến 34%. Đặc biệt, Big Data (58%), công nghệ di động (59%), lưu trữ đám mây cá nhân (53%), lưu trữ đám mây công cộng (45%), giao diện lập trình ứng dụng (AIP) và công nghệ nhúng (40%) là 5 công
nghệ hàng đầu đã được triển khai tại các doanh nghiệp.

Lợi ích chuyển đổi số

Một số chuyên gia chỉ ra rằng, doanh nghiệp hẳn nhiên sẽ được thụ hưởng nhiều lợi ích từ việc sử dụng công nghệ để tạo, xử lý và lưu trữ tài liệu.

Thứ nhất, doanh nghiệp không cần phải dành ra một khoảng không để lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, tài liệu…, đồng thời có thể bỏ ít tiền hơn để thuê một mặt bằng nhỏ hơn làm văn phòng. Và tất nhiên, khoản mua sắm hàng tháng dành cho giấy in, mực in cũng được giảm thiểu tối đa.

Thứ hai, với việc số hoá, nhân viên của doanh nghiệp sẽ không còn tốn nhiều thời gian in ấn và sắp xếp tài liệu. Việc tìm kiếm cũng đơn giản hơn nhiều bởi thay vì phải dành hàng giờ giữa các kệ lưu trữ, các tệp tài liệu, các nhân viên chỉ phải thực hiện thao tác tìm kiếm trên công cụ đám mây. Việc thống nhất các tiêu chí sắp xếp và đặt tên tài liệu trong toàn doanh nghiệp còn giúp việc tìm kiếm dễ dàng hơn nhiều.

Thứ ba, nhờ vào việc số hoá dữ liệu, doanh nghiệp sẽ không còn đối mặt với cảnh để quên tài liệu, không có đủ tại liệu để xử lý một vụ việc, đàm phán hợp đồng nào đó… Lúc này, các giấy tờ đều đã có sẵn trên đám mây, giúp chủ doanh nghiệp và nhân viên có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi. Sự tiện lợi này càng được thể hiện rõ hơn nếu doanh nghiệp cần thuê người làm bên ngoài, hoặc văn phòng ảo với nhân viên sinh sống và làm việc từ nhiều địa điểm địa lý khác nhau.

Thứ tư, tài liệu bằng giấy thường gây tò mò, dễ mất mát hoặc bị lấy trộm. Việc số hoá dữ liệu kết hợp với những công cụ bảo mật có thể tăng cường sự an toàn khi lưu trữ dữ liệu online.

Thứ năm, việc số hoá hệ thống thông tin tài chính và báo cáo quản trị doanh nghiệp giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát, lên kế hoạch và thực thi các kế hoạch kinh doanh mới như tung sản phẩm mới, tấn công thị trường mới hay kể cả việc tăng, giảm tốc độ phát triển của mình…

Quản trị thông minh

Việc số hoá có thể được áp dụng trong tất cả các hoạt động của doanh nghiệp và bao gồm hai bước: (1) Chuyển đổi các tài liệu vật lý hiện có sang định dạng số và (2) Trực tiếp tạo ra các tài liệu số, bỏ hẳn việc sử dụng tài liệu giấy. Trong đó, tự động hoá và hệ thống báo cáo quản trị thông minh (BI) được coi là hai công cụ đắc lực nhất để giúp doanh nghiệp số hoá thành công.

Tự động hoá không còn là một khái niệm mới mẻ. Về cơ bản, những công việc trước đây được thao tác thủ công, thì bây giờ nhân viên chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào, hệ thống sẽ tự xử lý và cho ra kết quả. Theo Diễn đàn kinh tế thế giới (WEF), đến năm 2030, tỷ lệ công việc cần thực hiện bằng tay tại các doanh nghiệp sản xuất sẽ giảm từ 48% như hiện nay xuống còn 35%. Và đến năm 2035, số lượng công việc được thay thế bằng máy móc trong các ngành nghề liên quan đến sản xuất, vận chuyển và lưu trữ hàng hoá, cũng như bán sỉ và lẻ sẽ chiếm từ 35-50%.

Trong khi đó, hệ thống BI là một quy trình tích hợp công nghệ mà các doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối lượng dữ liệu khổng lồ đến từ nhiều nguồn khác nhau và khai thác nguồn dữ liệu đó một cách hiệu quả, tạo ra những tri thức mới giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh của mình. Hiểu một cách đơn giản, BI giúp chuyển dữ liệu thô thành các bảng báo cáo, các biểu đồ, các hình ảnh trực quan giúp người dùng hiểu dữ liệu một cách dễ dàng hơn, từ đó cung cấp một cái nhìn toàn cảnh về hoạt động của doanh nghiệp trong suốt thời gian hoạt động cũng như dự tín hiệu đáng mừng là các chủ doanh nghiệp ngày nay đều nhận thức được nhu cầu tất yếu của việc Số hoá dữ liệu nhằm duy trì khả năng trên thị trường.

Thách thức số hóa dữ liệu
Lợi ích của việc số hoá dữ liệu là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, hiện nay ở Việt Nam vẫn còn nhiều rào cản khiến nhiều công ty chưa triển khai và hoàn thiện được hoạt động này. Nguyên nhân có thể đến từ chính nội bộ công ty. Thứ nhất, việc số hoá doanh nghiệp có thể gây ra sự xáo đổi lớn trong công ty, đặc biệt là những vị trí lâu năm hoặc chủ chốt. Một số vị trí có thể bị cắt giảm vì nay đã có máy móc thay thế, hoặc những nhân sự này không đủ kỹ năng và năng lực như về bảng cáo cáo, tự động hóa… để vận hành hệ thống.

Thứ hai, dù khoản đầu tư số hoá dữ liệu trong doanh nghiệp nhiều hay ít phụ thuộc vào từng giai đoạn phát triển, trình độ công nghệ sẵn có cũng như nhu cầu thực tế, với nhiều doanh nghiệp đó vẫn là một gánh nặng. Đầu tư ngay một hệ thống đầy đủ và hiện đại có thể khiến chi phí đội lên cao. Để tiết kiệm, doanh nghiệp nên lựa chọn hệ thống với những công năng mình thực sự cần và thực sự phù hợp với quy mô/bản chất kinh doanh của mình. Ngoài ra, ít doanh nghiệp có thể tự mình chuyển đổi số hệ thống thông tin tài chính và báo cáo quản trị doanh nghiệp mà thường phải thuê ngoài. Sự thành bại của việc số hoá theo đó cũng một phần phụ thuộc vào sự phối hợp giữa bên triển khai dự án và doanh nghiệp.